Rewizor nexo prowadzi pełne księgi. W firmach, które używają też Subiekta nexo, oba programy dzielą wspólną bazę kontrahentów — to spora oszczędność pracy, ale wymaga poprawnej konfiguracji.

Wspólne dane

Kontrahenci, towary i dokumenty są widoczne między programami. Dzięki temu księgowa nie przepisuje faktur sprzedaży. Warunek: oba programy muszą pracować na tej samej bazie i w zgodnych wersjach — praca na różnych wersjach kończy się błędami przy wymianie danych.

Co ustawiamy

Plan kont, okresy obrachunkowe, schematy księgowań, powiązanie dokumentów sprzedaży z księgowością, wysyłkę e-Deklaracji i JPK razem z certyfikatem.

Zamknięcie roku

Przed zamknięciem wykonujemy kopię i sprawdzamy, czy da się ją odtworzyć. To moment, w którym najczęściej okazuje się, że kopie od miesięcy się nie wykonywały.

Typowe zgłoszenia

Nie wysyła się deklaracja — najczęściej wygasły certyfikat. Program nie widzi bazy — zatrzymana usługa serwera SQL. Rozjechały się dane między Subiektem a Rewizorem — różne wersje programów.

Zapytaj o wsparcie: 22 390 56 49

Rachmistrz nexo obsługuje książkę przychodów i rozchodów oraz ryczałt. To wybór dla firm, które nie prowadzą pełnej księgowości, ale chcą pracować w tej samej rodzinie programów co reszta zespołu.

Co ustawiamy

Podmiot i formę opodatkowania, ewidencje VAT, powiązanie z Subiektem nexo, wysyłkę JPK i deklaracji. Konfigurujemy serwer bazy — nexo wymaga go także tutaj.

Gdy firma rośnie

Przejście z uproszczonej księgowości na pełne księgi oznacza zmianę programu na Rewizora nexo. Dane kontrahentów i dokumenty pozostają w tej samej bazie, więc migracja jest prostsza niż między programami różnych producentów. Planujemy ją na przełom roku obrachunkowego.

Praca z biurem rachunkowym

Jeśli księgowość prowadzi biuro zewnętrzne, konfigurujemy wymianę danych tak, żeby nie polegała na wysyłaniu plików pocztą. Ustalamy z biurem format i częstotliwość.

Kopie

Codziennie, po stronie serwera, w dwóch miejscach, ze sprawdzaniem odtwarzalności.

Umów pomoc: 22 390 56 49

Biuro nexo obsługuje wiele podmiotów naraz. Przy kilkudziesięciu klientach wymagania sprzętowe przestają być teoretyczne.

Serwer pod realne obciążenie

Dobieramy sprzęt do liczby podmiotów i jednoczesnych użytkowników, nie do minimalnych wymagań z pudełka. Baza na dysku półprzewodnikowym, pamięć z zapasem, zasilanie awaryjne. Przy biurze rachunkowym awaria serwera zatrzymuje pracę wszystkich księgowych naraz.

Kopie to obowiązek wobec klientów

Utrata danych w biurze rachunkowym dotyka kilkudziesięciu firm jednocześnie. Ustawiamy kopie codzienne w dwóch miejscach, z zachowaniem wersji wstecz, i sprawdzamy odtwarzanie — regularnie, nie raz przy wdrożeniu.

Praca zdalna

Księgowe coraz częściej pracują z domu. Konfigurujemy szyfrowany tunel do sieci biura. Pulpit zdalny wystawiony wprost do internetu to najczęstsza droga ataków szyfrujących na małe biura — tego nie robimy.

Uprawnienia

Każda księgowa widzi swoich klientów, nie wszystkich. To wymóg praktyczny i porządkowy zarazem.

Porozmawiajmy: 22 390 56 49

Gratyfikant nexo prowadzi kadry i płace. Baza kadrowa zawiera najbardziej wrażliwe dane w firmie, więc traktujemy ją inaczej niż pozostałe.

Konfiguracja

Podmiot, składniki wynagrodzeń, kalendarze i harmonogramy, powiązanie z księgowością. Ustawiamy wymianę danych z Płatnikiem, żeby deklaracje ZUS nie były przepisywane ręcznie.

Dostęp tylko dla tych, którzy go potrzebują

Wynagrodzenia i dane osobowe nie powinny być widoczne dla całej firmy. Ustawiamy uprawnienia imienne i szyfrujemy dysk komputera kadrowego. Zgubiony niezaszyfrowany laptop kadrowej to wyciek danych osobowych podlegający zgłoszeniu — szyfrowanie zamienia to w zwykłą stratę sprzętu.

Kopie osobno

Kopie bazy kadrowej przechowujemy oddzielnie i zabezpieczone. Dostęp do nich ma węższy krąg osób niż do kopii pozostałych baz.

Zmiany przepisów

Kadry i płace zmieniają się najczęściej ze wszystkich obszarów. Bez aktualnego abonamentu program zostaje na starych stawkach — pilnujemy terminów razem z Wami.

Umów wsparcie: 22 390 56 49

Gestor nexo trzyma historię kontaktów z klientami w jednym miejscu — powiązaną z dokumentami sprzedaży z Subiekta.

Po co to firmie

Żeby wiedza o kliencie została w firmie, a nie w skrzynce jednego handlowca. Przy urlopie, chorobie albo odejściu pracownika sprawy da się przejąć bez rekonstruowania ustaleń z pamięci.

Co konfigurujemy

Skrzynki pocztowe, kalendarze, przypomnienia o zadaniach, szablony ofert i powiązanie z Subiektem nexo. Handlowiec widzi przy kontrahencie jego zamówienia i zaległości płatnicze.

Praca w terenie

Konfigurujemy bezpieczny dostęp zdalny do bazy — bez wożenia kopii danych na pendrivie i bez wystawiania serwera do internetu.

Porządek w kontaktach przed startem

Wdrożenie na nieuporządkowanej liście kontrahentów utrwala bałagan. Przed startem pomagamy przejrzeć duplikaty i nieaktualne dane — to nudny etap, który decyduje o tym, czy zespół będzie z programu korzystał.

Zapytaj o wdrożenie: 22 390 56 49

Przy zakupie pada zwykle pytanie, czy dopłacać do wersji PRO. Odpowiedź zależy od tego, jak firma pracuje, nie od wielkości obrotu.

Kiedy standard wystarcza

Gdy firma pracuje na typowych dokumentach, jednym magazynie i standardowych cennikach. Większość małych firm handlowych i usługowych nie wykorzysta różnicy.

Kiedy PRO ma sens

Gdy potrzebne są własne pola i rozbudowane uprawnienia, praca na wielu magazynach z przesunięciami, bardziej złożone rabaty i cenniki albo integracje z zewnętrznymi systemami. Wtedy dopłata zwraca się w zaoszczędzonym czasie.

Czego wersja nie zmieni

Wydajności przy słabym serwerze i bałaganu w danych. Jeśli program zwalnia, PRO nie pomoże — pomoże lepszy serwer i uporządkowana baza.

Jak to rozstrzygamy

Rozmową o tym, co robicie codziennie, a nie porównaniem tabel z funkcjami. Wersję da się później podnieść, więc nie ma potrzeby kupować „na zapas".

Zapytaj o dobór: 22 390 56 49

Przesiadka z GT na nexo to nie aktualizacja, tylko zmiana programu. Dane da się przenieść, ale przyzwyczajenia i konfiguracja wymagają nowego ustawienia.

Co się przenosi

Kontrahenci, towary, dokumenty i rozrachunki. Producent udostępnia mechanizm migracji i to on jest podstawą — nie ręczne przepisywanie ani import z arkusza.

Czego się nie przeniesie

Części ustawień, własnych wydruków i dodatków, które działały w GT. Sprawdzamy to przed migracją, żeby nie okazało się po fakcie, że kluczowy wydruk trzeba zbudować od nowa.

Sprzęt

Nexo wymaga serwera SQL i więcej zasobów niż GT. Przed migracją sprawdzamy, czy obecne komputery i serwer to udźwigną. To najczęstsza przyczyna rozczarowania po przesiadce.

Jak to planujemy

Migrację robimy na kopii, testujemy na próbnym podmiocie i dopiero potem przenosimy pracę. Termin wybieramy na przełom okresu, poza szczytem. Stary program zostawiamy dostępny przez jakiś czas — do wglądu w historię.

Zaplanujmy migrację: 22 390 56 49

Nexo nie pracuje bez serwera bazy danych — także na jednym stanowisku. Od jego doboru zależy, czy program będzie działał płynnie.

Wymagania realne, nie minimalne

Minimalne wymagania producenta pozwalają program uruchomić. Do wygodnej pracy potrzeba więcej: dysku półprzewodnikowego pod bazę, pamięci z zapasem i procesora, który nie jest sprzed dekady. Dobieramy sprzęt do liczby stanowisk i wielkości bazy.

Konfiguracja po instalacji

Ustawiamy plan kopii po stronie serwera, limity pamięci dla usługi bazy i wykluczamy pliki bazy ze skanowania antywirusowego. Ten ostatni punkt bywa pomijany, a potrafi spowolnić pracę dwukrotnie.

Zasilanie awaryjne

Nagłe wyłączenie serwera w trakcie zapisu to najczęstsza przyczyna uszkodzenia bazy. Zasilacz awaryjny z automatycznym zamykaniem systemu rozwiązuje ten problem na lata.

Serwer w chmurze czy u siebie

Doradzamy uczciwie — przy kilku stanowiskach w jednym biurze serwer na miejscu jest zwykle tańszy i szybszy. Chmura ma sens przy pracy rozproszonej.

Zapytaj o serwer: 22 390 56 49

Nexo dobrze znosi pracę wielu osób naraz, o ile sieć i serwer są przygotowane. Problemy prawie nigdy nie leżą w samym programie.

Konta imienne

Wspólne konto „admin" uniemożliwia ustalenie, kto wystawił i kto poprawił dokument. Zakładamy konta imienne i nadajemy uprawnienia według ról — sprzedawca, magazynier, księgowa, właściciel.

Sieć

Stanowisko podłączone przez Wi-Fi w hali albo przez tani przełącznik to najczęstsza przyczyna zgłoszeń „program się zawiesza". Sprawdzamy okablowanie, przełączniki i obciążenie sieci, zanim zaczniemy szukać w programie.

Licencje

Liczba jednoczesnych stanowisk wynika z licencji. Zanim dokupicie kolejne, sprawdzamy, ile realnie jest potrzebnych — czasem wystarczy uporządkowanie sesji, które zostają otwarte po wyjściu pracownika.

Gdy zwalnia

Sprawdzamy w kolejności: obciążenie serwera, wolne miejsce na dysku, wykluczenia antywirusowe, stan bazy i dopiero na końcu komputery użytkowników.

Umów przegląd: 22 390 56 49

Kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, jest obietnicą, nie zabezpieczeniem. Przy nexo dochodzi dodatkowy warunek — kopię wykonuje serwer bazy, nie kopiowanie plików.

Dlaczego nie wystarczy skopiować folderu

Pliki bazy są w użyciu przy działającej usłudze serwera. Skopiowane „na żywo" bywają nieczytelne — i okazuje się to dopiero przy próbie odtworzenia, czyli w najgorszym możliwym momencie.

Co ustawiamy

Zadanie kopii po stronie serwera SQL, codziennie poza godzinami pracy. Przechowywanie w dwóch miejscach: na innym dysku i poza budynkiem. Kilka wersji wstecz, bo błąd zauważa się z opóźnieniem.

Odporność na atak szyfrujący

Kopia dostępna z sieci firmowej zostanie zaszyfrowana razem z bazą. Dlatego przynajmniej jedna kopia musi być poza zasięgiem zwykłych kont — offline albo w usłudze z ochroną przed nadpisaniem.

Sprawdzanie

Okresowo odtwarzamy kopię na osobnym stanowisku i uruchamiamy na niej program. Dopiero to jest dowód.

Umów konfigurację kopii: 22 390 56 49

Praca z domu w programie księgowym albo handlowym wymaga dostępu do bazy w biurze. Sposób, w jaki się go udostępni, decyduje o bezpieczeństwie całej firmy.

Czego nie robić

Nie wystawiać pulpitu zdalnego bezpośrednio do internetu. Adresy z otwartym portem tej usługi są skanowane automatycznie w ciągu godzin, a próby logowania idą tysiącami. Większość ataków szyfrujących na małe firmy wchodzi właśnie tędy.

Jak to robimy

Zestawiamy szyfrowany tunel do sieci firmowej i dopiero w nim udostępniamy pulpit albo bezpośredni dostęp do bazy. Z zewnątrz widać wyłącznie sam tunel, chroniony drugim składnikiem logowania.

Wydajność

Praca bezpośrednio na bazie przez łącze internetowe bywa wolna. Przy nexo zwykle lepiej sprawdza się pulpit zdalny do komputera w biurze niż program uruchomiony w domu i łączący się z odległą bazą.

Odejście pracownika

Dostęp odcinamy jednym ruchem — konto w tunelu, nie hasło krążące po zespole.

Umów wdrożenie: 22 390 56 49

„Program zwolnił" to najczęstsze zgłoszenie po roku pracy. Przyczyna prawie zawsze leży poza samym programem.

1. Dysk serwera

Baza na dysku talerzowym to najczęstszy powód. Przejście na dysk półprzewodnikowy daje największy skok ze wszystkich możliwych zmian i kosztuje najmniej.

2. Pamięć

Serwer bazy potrzebuje pamięci na dane robocze. Gdy jej brakuje, korzysta z dysku i wszystko zwalnia. Sprawdzamy realne zużycie, a nie deklarowane wymagania.

3. Program antywirusowy

Skanowanie plików bazy przy każdym zapisie potrafi spowolnić pracę dwukrotnie. Wykluczenia ustawia się raz i problem znika.

4. Sieć

Stanowiska na Wi-Fi, przeciążony przełącznik, uszkodzony kabel. Objaw wygląda jak wina programu, a jest wina okablowania.

5. Stan bazy

Rozmiar, fragmentacja indeksów, wolne miejsce na dysku. Dopiero tutaj zaglądamy — bo cztery poprzednie punkty odpowiadają za większość zgłoszeń.

Umów diagnostykę: 22 390 56 49