Płatnik musi być zgodny z aktualnymi wzorami dokumentów. Stara wersja przestaje wysyłać — i orientujecie się o tym zwykle w dniu terminu.

Kiedy aktualizować

Zaraz po udostępnieniu nowej wersji, a nie przed samym terminem wysyłki. Aktualizacja obejmuje też komponenty i wzory dokumentów, nie tylko sam program.

Przed aktualizacją

Kopia bazy. Zawsze. Nieudana aktualizacja przy braku kopii oznacza odtwarzanie kartotek ubezpieczonych ręcznie.

Gdy się nie powiedzie

Typowe objawy: program nie startuje po aktualizacji, nie widzi bazy albo zgłasza niezgodność wersji komponentów. Wracamy do kopii i instalujemy ponownie w kontrolowanych warunkach, sprawdzając uprawnienia do folderów i ustawienia zabezpieczeń.

Kilka stanowisk

Wszystkie stanowiska muszą pracować na tej samej wersji. Praca na dwóch różnych kończy się problemami z bazą.

Umów aktualizację: 22 390 56 49

Bez działającego podpisu dokumenty nie wyjdą. To najczęstsza pojedyncza przyczyna zgłoszeń dotyczących Płatnika.

Co konfigurujemy

Sterowniki czytnika kart, oprogramowanie do obsługi certyfikatu, rejestrację certyfikatu w programie. Sprawdzamy podpis dokumentem testowym.

Trzy typowe przyczyny problemów

Wygasły certyfikat — sprawdzamy datę ważności z miesięcznym wyprzedzeniem, bo odnowienie wymaga czasu. Nierozpoznany czytnik po aktualizacji systemu — najczęściej brakuje sterownika w nowej wersji. Certyfikat wystawiony na osobę, która odeszła z firmy — wtedy potrzebny jest nowy, na obecną osobę upoważnioną.

Profil zaufany zamiast certyfikatu

Część dokumentów da się wysłać także innymi metodami uwierzytelnienia. Dobieramy rozwiązanie do tego, ile dokumentów i jak często wysyłacie — dla małej firmy certyfikat kwalifikowany nie zawsze jest konieczny.

Bezpieczeństwo

Karta z certyfikatem nie powinna zostawać w czytniku na stałe. To podpis prawnie wiążący.

Umów konfigurację: 22 390 56 49

Płatnik i PUE to dwa różne narzędzia, które muszą ze sobą współgrać. Część spraw załatwia się w programie, część wyłącznie na platformie.

Co konfigurujemy

Połączenie programu z platformą, uwierzytelnienie i pobieranie danych z ZUS do kartotek. Dzięki temu dane ubezpieczonych nie są przepisywane ręcznie z papierowych dokumentów.

Potwierdzenia wysyłki

Po każdej wysyłce pobieramy i archiwizujemy potwierdzenie. To jedyny dowód, że dokumenty dotarły — przy sporze albo kontroli liczy się właśnie ono, a nie zapis w programie.

Zwolnienia lekarskie

Elektroniczne zwolnienia trafiają na profil płatnika. Konfigurujemy powiadomienia, żeby nie okazało się, że leżą tam nieodczytane od tygodni.

Uprawnienia na platformie

Gdy obsługę prowadzi biuro rachunkowe albo kadrowa, potrzebne są pełnomocnictwa. Podpowiadamy, co trzeba złożyć — samą procedurę załatwia firma, my konfigurujemy stronę techniczną.

Zapytaj o konfigurację: 22 390 56 49

Skopiowanie folderu z programem nie wystarczy. Płatnik trzyma dane w bazie, a certyfikat jest powiązany z komputerem i czytnikiem.

Co przenosimy

Bazę razem z kartotekami płatnika i ubezpieczonych oraz całą historią dokumentów. Konfigurację przekazu elektronicznego. Certyfikat i sterowniki czytnika.

Kolejność

Najpierw kopia bazy ze starego komputera, potem instalacja programu na nowym w tej samej wersji, odtworzenie bazy, konfiguracja podpisu i test wysyłki. Dopiero po udanym teście wycofujemy stary komputer.

Czego nie kasować od razu

Starego komputera ani jego dysku — dopóki nie minie pełny okres rozliczeniowy na nowym. To najtańsza polisa, jaką można sobie zapewnić.

Przy okazji

Sprawdzamy, czy wersja Płatnika jest aktualna i czy nowy system operacyjny nie wymaga innych sterowników czytnika.

Umów przeniesienie: 22 390 56 49

Baza Płatnika zawiera historię rozliczeń z ZUS. Jej odtworzenie z papieru to praca na wiele dni — o ile papier w ogóle jest.

Co i jak często

Kopię wykonujemy przed każdą wysyłką dokumentów i przed każdą aktualizacją, a poza tym cyklicznie. Przy comiesięcznym rytmie rozliczeń to naturalne punkty kontrolne.

Gdzie przechowywać

W dwóch miejscach — na innym nośniku niż baza i poza komputerem, na którym program pracuje. Kopia na tym samym dysku nie chroni przed jego awarią.

Dane osobowe w kopii

Kopia bazy Płatnika zawiera PESEL-e i dane ubezpieczonych. Nie kładziemy jej na wspólnym dysku sieciowym dostępnym dla całej firmy — przechowujemy zabezpieczoną, z dostępem ograniczonym do osób, które go potrzebują.

Sprawdzanie

Okresowe odtworzenie na osobnym stanowisku. Kopia, której nikt nie odtworzył, jest założeniem, nie zabezpieczeniem.

Umów konfigurację kopii: 22 390 56 49

Przy jednym stanowisku Płatnik pracuje na wbudowanej bazie. Przy kilku potrzebna jest zmiana podejścia, inaczej baza szybko się uszkodzi.

Serwer zamiast pliku w sieci

Uruchamianie programu na bazie leżącej na dysku sieciowym to najczęstszy błąd. Działa przy jednej osobie, przy dwóch zaczyna gubić zapisy. Instalujemy serwer SQL i przenosimy na niego bazę.

Uprawnienia

Konta imienne, dostęp ograniczony do kartotek, którymi dana osoba się zajmuje. W biurze rachunkowym — każdy do swoich płatników.

Typowe problemy

Dwie osoby edytujące ten sam zestaw dokumentów. Program otwarty na komputerze, który został zablokowany i trzyma zasoby. Różne wersje programu na stanowiskach — to najczęstsza przyczyna niezgodności.

Wydajność

Baza Płatnika rośnie z każdym okresem. Przy dużej liczbie ubezpieczonych o szybkości decyduje dysk serwera.

Umów konfigurację: 22 390 56 49

Komunikat błędu przy wysyłce zwykle wskazuje przyczynę dokładnie — problem w tym, że jest napisany językiem, który niewiele mówi.

Trzy najczęstsze grupy przyczyn

Podpis — wygasły certyfikat, nierozpoznany czytnik, brak sterownika po aktualizacji systemu. Dane — rozbieżność danych płatnika z tymi w ZUS albo błąd w kartotece ubezpieczonego. Wersja — stara wersja programu wysyłająca dokument w nieobsługiwanym już wzorze.

Czego nie robić

Nie ponawiać wysyłki w kółko. Jeśli przyczyna leży w danych, kolejna próba da ten sam wynik, a w rejestrze przybędzie odrzuconych przesyłek.

Jak to rozwiązujemy

Odczytujemy pełną treść błędu, sprawdzamy status certyfikatu, weryfikujemy dane płatnika i wzór dokumentu. W większości przypadków poprawka jest w dokumencie, nie w konfiguracji.

Potwierdzenie

Wysyłka bez pobranego potwierdzenia nie jest zakończona. Uczymy, żeby to sprawdzać za każdym razem.

Zgłoś problem: 22 390 56 49

Weryfikacja przed wysyłką wyłapuje część błędów. Reszta wychodzi dopiero po stronie ZUS — i wtedy potrzebna jest korekta.

Co robimy

Pomagamy odczytać komunikaty weryfikacji, ustalić, czy błąd leży w kartotece ubezpieczonego, w kartotece płatnika czy w samym dokumencie, i przygotować dokument korygujący. Sprawdzamy też, czy dane zaimportowane z programu kadrowego są kompletne — tam często leży źródło.

Import z programu kadrowego

Większość błędów pojawia się na styku programów: brakujące kody tytułu ubezpieczenia, nieaktualne dane adresowe, niezgodne okresy. Poprawiamy w programie źródłowym, żeby błąd nie wracał co miesiąc.

Czego nie robimy

Nie doradzamy w sprawach ubezpieczeniowych ani nie rozstrzygamy, jak coś powinno być rozliczone. To zadanie księgowej lub biura rachunkowego. Zajmujemy się stroną techniczną.

Kopia przed korektą

Zawsze, żeby dało się wrócić do stanu sprzed poprawek.

Umów pomoc: 22 390 56 49

Przepisywanie danych z programu kadrowego do Płatnika co miesiąc to praca, którą da się usunąć w całości.

Jak to działa

Program kadrowy przygotowuje zestaw dokumentów w formacie akceptowanym przez Płatnika, a Płatnik go wczytuje. Konfigurujemy to raz i comiesięczne rozliczenie skraca się z godzin do minut.

Co trzeba uzgodnić

Kody tytułu ubezpieczenia, kompletność danych adresowych i identyfikacyjnych oraz zgodność okresów. Braki w programie kadrowym ujawniają się dopiero przy weryfikacji w Płatniku — dlatego porządkujemy je u źródła.

Pierwszy miesiąc

Pierwszy import robimy równolegle z dotychczasową metodą i porównujemy wyniki. Dopiero gdy się zgadzają, rezygnujemy z pracy ręcznej.

Gdy zmienia się program kadrowy

Konfigurację importu ustawiamy od nowa — formaty różnią się między producentami.

Umów konfigurację: 22 390 56 49

Po zmianie komputera albo wersji systemu Płatnik potrafi przestać działać, choć na starym sprzęcie pracował latami.

Najczęstsze objawy

Program nie uruchamia się w ogóle. Uruchamia się, ale nie widzi bazy. Nie rozpoznaje czytnika certyfikatu. Zgłasza brak uprawnień do folderu z danymi.

Co sprawdzamy

Wersję programu — najstarsze wydania nie współpracują z nowszymi systemami i konieczna jest aktualizacja przed przeniesieniem. Uprawnienia do folderów z bazą. Sterowniki czytnika w wersji na nowy system. Ustawienia zabezpieczeń blokujące starsze komponenty.

Kolejność przy zmianie komputera

Najpierw aktualizujemy Płatnika na starym sprzęcie, potem robimy kopię, potem instalujemy na nowym. Odwrotna kolejność to najczęstsza przyczyna kłopotów.

Gdy nic nie pomaga

Zostaje uruchomienie programu w środowisku zgodnym ze starszym systemem. Doradzamy to jako rozwiązanie przejściowe, nie docelowe.

Zgłoś problem: 22 390 56 49

Uszkodzona baza Płatnika oznacza brak dostępu do historii rozliczeń. Przy zbliżającym się terminie to sprawa pilna.

Czego nie robić

Nie uruchamiać programu wielokrotnie. Nie kasować i nie instalować programu ponownie „na czysto" — bez zabezpieczenia bazy oznacza to utratę danych. Nie uruchamiać narzędzi naprawczych bez wcześniejszej kopii bieżącego stanu.

Co robimy

Zabezpieczamy bieżący stan, także uszkodzony, i pracujemy na kopii. Ustalamy przyczynę: przerwany zapis po zaniku prądu, brak miejsca na dysku, uszkodzony dysk, blokada przez program antywirusowy.

Odtworzenie

Gdy baza jest nie do uratowania, wracamy do ostatniej sprawnej kopii i ustalamy, które okresy trzeba wprowadzić ponownie. Potwierdzenia wysyłek archiwizowane osobno bardzo tu pomagają — pokazują, co faktycznie poszło do ZUS.

Zapobieganie

Zasilacz awaryjny i kopia przed każdą wysyłką rozwiązują większość takich przypadków.

Zgłoś awarię: 22 390 56 49

Biuro rachunkowe prowadzi w Płatniku kilkudziesięciu klientów. Skala zmienia wymagania techniczne i porządkowe.

Baza na serwerze

Przy wielu płatnikach i kilku stanowiskach wbudowana baza przestaje wystarczać. Przenosimy dane na serwer SQL i konfigurujemy dostęp ze stanowisk.

Uprawnienia

Każda osoba widzi swoich płatników, nie wszystkich. To ułatwia pracę i ogranicza skutki pomyłki.

Pełnomocnictwa

Obsługa cudzych rozliczeń wymaga upoważnień na platformie ZUS. Podpowiadamy, co jest potrzebne od strony technicznej — samą procedurę prowadzi biuro.

Kopie

W biurze rachunkowym utrata bazy dotyka kilkudziesięciu firm naraz. Kopie codzienne, w dwóch miejscach, ze sprawdzaniem odtwarzania — i przechowywane z uwagą na dane osobowe, których jest tu wyjątkowo dużo.

Wydajność

Przy dużej liczbie ubezpieczonych o szybkości decyduje dysk serwera i pamięć. Sprawdzamy to, zanim zaczniecie narzekać na program.

Porozmawiajmy: 22 390 56 49