Automatyczne fakturowanie i dokumenty

Dokumenty sprzedaży bez ręcznego przepisywania zamówień

Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie ręczne wystawianie dokumentów zaczyna zajmować coraz więcej czasu. Gdy zamówień są tysiące, pojedyncze pominięcia lub błędne dane mogą ujawnić się dopiero podczas rocznego rozliczenia. Wdrażamy automatyczne fakturowanie w sklepie internetowym tak, aby dane z zamówienia trafiały do dokumentu i księgowości ustaloną ścieżką.

Najpierw sprawdzamy, jak działa sklep, kiedy rejestrowane są płatności i z jakich programów korzysta księgowość. Na tej podstawie konfigurujemy przepływ dokumentów, zamiast zakładać, że każde zamówienie i każda firma wymagają identycznych ustawień.

Od zaksięgowanej wpłaty do archiwum

Po zaksięgowaniu wpłaty system może zmienić status zamówienia, wystawić dokument sprzedaży według przygotowanego szablonu, wysłać go klientowi na wskazany adres i zarchiwizować. Ważne jest zachowanie powiązania między dokumentem a zamówieniem, by można było odtworzyć przebieg obsługi.

Korekty i duplikaty przechodzą tą samą ścieżką i pozostają powiązane z pierwotnym zamówieniem. Dzięki temu dokumenty nie funkcjonują jako oderwane pliki, a osoby obsługujące sprzedaż i rozliczenia mogą łatwiej sprawdzić, czego dotyczą.

JPK i KSeF w jednym przepływie

JPK, czyli jednolity plik kontrolny, jest ustandaryzowanym zbiorem danych o sprzedaży przekazywanym urzędowi skarbowemu. KSeF, Krajowy System e-Faktur, służy do elektronicznego obiegu faktur. Dokumenty muszą powstawać w programie w określonej formie, dlatego konfigurację fakturowania i zgodność z tymi systemami warto traktować jako jedno zadanie.

Ustalamy techniczny sposób przekazywania danych i dokumentów w ramach używanych rozwiązań. Wymagania podatkowe, takie jak stawki, procedury i terminy, konsultuje oraz określa księgowość klienta.

Eksport do programu księgowego i kontrola dokumentów

Możemy przygotować eksport dokumentów do Comarch Optima, enova365, Symfonii lub Sage, a przy obsłudze online także do iFirmy, wFirmy albo Fakturowni. Zakres konfiguracji zależy od tego, jak sklep i księgowość wymieniają dane. Możliwy jest również import wyciągów bankowych oraz weryfikacja zgodności dokumentów sprzedaży.

• sprawdzenie, czy opłacone zamówienia mają wystawione dokumenty;
• powiązanie korekt i duplikatów z zamówieniami źródłowymi;
• ustawienie przekazywania dokumentów do używanego programu księgowego;
• kontrola, czy dane przechodzą między sklepem a księgowością zgodnie z ustalonym procesem.

Jednym z najczęstszych problemów wykrywanych podczas takiej kontroli są opłacone zamówienia, do których nie wystawiono dokumentu. Automatyzacja pozwala ograniczyć ręczne czynności, ale warto również sprawdzić istniejące dane i reguły przed uruchomieniem procesu.

Zakres odpowiedzialności i kontakt

Odpowiadamy za działanie skonfigurowanego systemu i poprawność przepływu danych. Decyzje podatkowe — w tym wybór stawek, procedur i terminów — pozostają po stronie księgowości klienta. Nie doradzamy w sprawach, w których nie jesteśmy uprawnieni. Żeby omówić sklep i wykorzystywane programy, zadzwoń pod 22 300 84 83. Linia działa całodobowo, 7 dni w tygodniu. Serwis obsługuje Warszawę i okolice; możliwy jest bezpłatny dojazd do klienta oraz odbiór i odwóz sprzętu. Siedziba mieści się przy ul. Nowogrodzkiej 56A w Warszawie.

Czy automatyczne fakturowanie obsłuży korekty i duplikaty?

Tak, mogą przechodzić tą samą ścieżką co pozostałe dokumenty i być powiązane z pierwotnym zamówieniem.

Kto ustala stawki i procedury podatkowe?

Te decyzje należą do księgowości klienta. Serwis odpowiada za techniczne działanie systemu i przepływ danych.