Migracja to przeniesienie danych, nie tylko instalacja programu

Zmiana programu handlowego lub księgowego na Wapro wymaga zaplanowania, co ma znaleźć się w nowym systemie i w jakiej postaci. Samo uruchomienie programu nie gwarantuje, że kartoteki, stany i rozrachunki będą kompletne oraz zgodne z dotychczasowymi zapisami. Największe ryzyko dotyczy właśnie danych podstawowych: błędy i powtórzenia przeniesione do Wapro mogą utrudniać codzienną pracę długo po zakończeniu migracji.

Zakres ustalamy z uwzględnieniem sposobu pracy firmy i momentu zmiany. Historię dokumentów przenosi się rzadziej; często praktyczniej zostawić poprzedni program do wglądu, ponieważ pełna migracja historii może kosztować więcej, niż jest warta. Decyzję warto podjąć przed rozpoczęciem importu, a nie dopiero wtedy, gdy trzeba odszukać starszy dokument.

Co można przygotować do przeniesienia

Typowy zakres obejmuje kartoteki kontrahentów i towarów, stany magazynowe, rozrachunki oraz salda otwarcia. Konkretne dane i ich układ zależą od poprzedniego programu, dlatego przed pracami ustalamy, które informacje są potrzebne w nowym systemie i co należy zachować do późniejszego wglądu. Pozwala to uniknąć przenoszenia elementów, które nie są już używane, oraz przeoczenia danych ważnych przy rozpoczęciu pracy.

kartoteki kontrahentów i towarów,
stany magazynowe oraz rozrachunki,
salda otwarcia,
historia dokumentów — jeśli zakres migracji ją obejmuje, albo pozostawienie starego programu do wglądu.

Porządek przed importem ogranicza problemy

Przed migracją warto przejrzeć duplikaty kontrahentów, powielone indeksy tego samego towaru i nieaktualne ceny. Jeśli takie wpisy zostaną przeniesione bez weryfikacji, utrwalą się w nowym środowisku i mogą powodować pomyłki przy wyszukiwaniu, sprzedaży lub kontroli zapasów. Porządkowanie danych bywa żmudne, ale ma bezpośredni wpływ na powodzenie całej zmiany.

Zakres porządków uzgadniamy przed importem. Dzięki temu wiadomo, które rekordy wymagają sprawdzenia, a które można przenieść bez zmian. Nieaktualnych informacji nie należy usuwać w ciemno — najpierw trzeba ustalić, czy są nadal potrzebne do rozliczeń lub odtworzenia wcześniejszych operacji.

Import próbny i kontrola po migracji

Prace prowadzimy etapami: najpierw wykonujemy import próbny na kopii danych, a następnie wyrywkowo sprawdzamy kilkadziesiąt pozycji. Dopiero po tej kontroli przechodzimy do migracji właściwej. Próbny przebieg pozwala wychwycić rozbieżności przed zmianą, która wpływa na bieżącą pracę firmy.

Po migracji uzgadniamy stany magazynowe i salda z wartościami z poprzedniego programu. Ta kontrola jest konieczna, by użytkownicy mogli zaufać nowym danym i rozpocząć pracę bez niejasności co do stanu zapasów czy rozliczeń.

Termin i kontakt w sprawie Wapro

Najlepiej zaplanować zmianę na przełom okresu rozliczeniowego i poza szczytem sprzedaży. Łatwiej wtedy sprawdzić dane oraz ograniczyć zakłócenia w codziennych operacjach. Termin i zakres migracji ustalimy podczas rozmowy telefonicznej pod numerem 22 300 84 83.

FAQ

Czy trzeba przenosić całą historię dokumentów?

Nie zawsze. Historię często pozostawia się w starym programie do wglądu, bo jej pełne przeniesienie może być nieopłacalne.

Po czym sprawdzić, czy migracja się udała?

Po imporcie należy uzgodnić stany magazynowe i salda z danymi z poprzedniego programu.

Migracja danych do Wapro