Przy kontroli albo sporze liczy się potwierdzenie wysyłki, nie zapis w programie. Warto trzymać je tak, żeby dało się je znaleźć.
Co archiwizujemy
Potwierdzenia wysyłki każdego zestawu dokumentów, wygenerowane raporty rozliczeniowe oraz kopie bazy z końca każdego okresu. Układamy to w strukturę według lat i miesięcy, żeby wyszukanie zajmowało minutę, a nie pół dnia.
Gdzie
Poza komputerem, na którym pracuje program, i z ograniczonym dostępem — bo są tam dane osobowe ubezpieczonych.
Jak długo
Okresy przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej wynikają z przepisów i różnią się w zależności od rodzaju dokumentu — to pytanie do księgowej lub kadrowej. My zapewniamy, żeby przez ten czas dane były czytelne i odzyskiwalne, co przy nośnikach sprzed lat nie jest oczywiste.
Stare nośniki
Płyty sprzed kilkunastu lat zaczynają się rozwarstwiać. Jeśli archiwum leży na płytach, warto je przegrać, póki się czytają.
