Archiwizacja dokumentów i potwierdzeń ZUS

Potwierdzenia i dokumenty w jednym, uporządkowanym archiwum

Przy kontroli lub sporze ważne jest potwierdzenie wysłania dokumentów, a nie sam zapis widoczny w programie Płatnik. Pomagamy uporządkować archiwum tak, aby można było szybko odszukać dokumenty dotyczące konkretnego okresu. Pracujemy z firmami i biurami rachunkowymi w Warszawie oraz okolicach.

Zakres obejmuje potwierdzenia wysyłki każdego zestawu dokumentów, wygenerowane raporty rozliczeniowe oraz kopie bazy danych wykonywane na koniec każdego okresu. Porządkujemy istniejące pliki i ustalamy czytelny układ, który ułatwia późniejsze odnajdywanie potrzebnych materiałów.

Struktura według lat i miesięcy

Archiwum układamy chronologicznie, według lat i miesięcy. Dzięki temu szukanie dokumentu z określonego okresu nie powinno wymagać przeglądania przypadkowych folderów ani wielu nośników. Przy porządkowaniu sprawdzamy, czy przekazane materiały są dostępne i czytelne oraz wskazujemy pliki, których nie da się poprawnie odczytać.

Przed pracami ustalamy, jakie dokumenty i kopie mają znaleźć się w archiwum oraz gdzie są obecnie przechowywane. Jeśli materiały znajdują się na kilku komputerach lub nośnikach, można je zebrać w jeden uporządkowany zestaw.

Bezpieczne przechowywanie i dostęp do danych

Poza komputerem, na którym na co dzień działa Płatnik, archiwum powinno być przechowywane z ograniczonym dostępem. Zawiera dane osobowe osób ubezpieczonych, dlatego warto zadbać, by nie trafiało do ogólnodostępnych folderów ani nośników pozostawionych bez kontroli.

Okres przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej zależy od rodzaju dokumentu i wynika z przepisów. Właściwy termin należy ustalić z księgową lub osobą odpowiedzialną za kadry. Nasza usługa obejmuje przygotowanie archiwum tak, aby dane pozostały czytelne i możliwe do odzyskania przez wymagany czas.

Odzyskanie archiwum ze starszych nośników

Dokumenty sprzed lat mogą być zapisane na płytach, które z czasem ulegają rozwarstwieniu i stają się trudne do odczytania. Jeśli archiwum znajduje się na takich nośnikach, warto skopiować je, póki dane są jeszcze dostępne. Sprawdzimy przekazane płyty i inne nośniki, a odczytane pliki włączymy do uporządkowanego archiwum.

• Potwierdzenia wysyłki każdego zestawu dokumentów.
• Raporty rozliczeniowe oraz kopie bazy z końca każdego okresu.
• Układ folderów według lat i miesięcy.
• Sprawdzenie czytelności materiałów ze starszych nośników.

Umów porządkowanie archiwum

Zadzwoń pod numer 22 300 84 83, aby omówić zakres dokumentów i dostępne nośniki. Linia działa całodobowo, 7 dni w tygodniu. Dojazd do klienta jest bezpłatny; możliwy jest również odbiór i odwóz sprzętu. Diagnostyka jest bezpłatna, a cenę naprawy ustalamy przed jej rozpoczęciem — bez dopłat po fakcie. Na czas naprawy dostępny jest laptop zastępczy, a długość gwarancji zależy od rodzaju naprawy. Siedziba serwisu mieści się przy ul. Nowogrodzkiej 56A w Warszawie.

Czy archiwum określa, jak długo przechowywać dokumenty?

Nie. Okresy zależą od rodzaju dokumentu i przepisów; termin należy skonsultować z księgową lub kadrową.

Czy można uporządkować dokumenty z płyt sprzed lat?

Tak. Sprawdzimy, czy płyty są czytelne, i skopiujemy dostępne dane do uporządkowanego archiwum.