Import danych z programu kadrowego do Płatnika

Comiesięczne przepisywanie danych między programem kadrowym a Płatnikiem zabiera czas i zwiększa ryzyko pomyłek. Import pozwala przekazać przygotowany zestaw dokumentów bez ręcznego odtwarzania tych samych informacji. Pomagamy skonfigurować wymianę danych tak, aby program kadrowy tworzył plik w formacie akceptowanym przez Płatnika, a następnie można go było wczytać i zweryfikować.

Konfigurację przygotowujemy dla używanego przez Państwa programu i sposobu prowadzenia rozliczeń. Po jej wykonaniu comiesięczna obsługa, która wcześniej zajmowała godziny, może skrócić się do minut. Zakres prac obejmuje sprawdzenie ustawień, przygotowanie importu oraz przejście przez pierwsze wczytanie danych.

Co należy uzgodnić przed pierwszym importem

Poprawny plik zależy od zgodności danych i ustawień po obu stronach. Przed konfiguracją sprawdzamy przede wszystkim:

kody tytułu ubezpieczenia przypisane w programie kadrowym,
kompletność danych adresowych i identyfikacyjnych,
zgodność okresów, których dotyczą przygotowane dokumenty.

Braki w danych kadrowych mogą nie być widoczne podczas codziennej pracy i ujawnić się dopiero przy weryfikacji dokumentów w Płatniku. Dlatego w razie potrzeby porządkujemy dane u źródła, w programie kadrowym, zamiast ograniczać się do poprawiania skutków przy samym imporcie.

Pierwszy miesiąc: porównanie przed zmianą metody

Pierwszy import wykonujemy równolegle z dotychczasowym sposobem przygotowania rozliczenia. Porównujemy oba wyniki, aby potwierdzić, że dane zostały przeniesione prawidłowo i dotyczą tych samych okresów. Ręczne przepisywanie można odłożyć dopiero wtedy, gdy porównanie potwierdzi zgodność.

Taki etap pozwala sprawdzić konfigurację w praktyce, zanim stanie się podstawą kolejnych miesięcznych rozliczeń. Jeśli weryfikacja wskaże braki albo rozbieżności, można je wyjaśnić i skorygować przed rezygnacją z dotychczasowej metody.

Zmiana programu kadrowego wymaga nowej konfiguracji

Gdy firma przechodzi na inny program kadrowy, wcześniejsze ustawienia importu nie muszą być odpowiednie. Producenci stosują różne formaty, dlatego konfigurację trzeba przygotować od nowa dla nowego źródła danych. Warto uwzględnić to przy planowaniu zmiany systemu, aby sprawdzić możliwość eksportu i uzgodnić dane przed kolejnym rozliczeniem.

Aby umówić konfigurację importu lub ustalić, jakie informacje będą potrzebne, zadzwoń pod numer 22 300 84 83. Linia działa całodobowo, 7 dni w tygodniu.

FAQ

Czy po konfiguracji od razu można zrezygnować z ręcznego przepisywania?

Najpierw porównujemy pierwszy import z dotychczasową metodą. Z pracy ręcznej rezygnuje się dopiero po potwierdzeniu zgodności wyników.

Czy import będzie działał po zmianie programu kadrowego?

Formaty różnią się między producentami, więc dla nowego programu konfigurację importu ustawiamy od nowa.

Import danych z programu kadrowego do Płatnika