Kopie zapasowe bazy Płatnika

Dlaczego warto zabezpieczyć bazę Płatnika

Baza programu Płatnik przechowuje historię rozliczeń z ZUS oraz dane ubezpieczonych. Jej utrata może oznaczać konieczność odtwarzania informacji z dokumentów papierowych, co zajmuje wiele dni — jeśli komplet dokumentów w ogóle się zachował. Regularna kopia zapasowa pomaga wrócić do pracy po awarii komputera, uszkodzeniu dysku lub przypadkowym skasowaniu danych.

Konfigurujemy kopie z myślą o sposobie pracy firmy i comiesięcznym rytmie rozliczeń. Ustalamy, kiedy zabezpieczyć bazę, gdzie przechowywać kopie oraz kto powinien mieć do nich dostęp. Dzięki temu procedura obejmuje ważne momenty pracy z dokumentami, a nie tylko przypadkowe archiwizowanie plików.

Kiedy wykonywać kopię bazy

Kopię wykonujemy przed każdą wysyłką dokumentów i przed każdą aktualizacją programu. Dodatkowo ustawiamy cykliczne zabezpieczanie danych, tak aby kopia powstawała także pomiędzy tymi zdarzeniami. Przy comiesięcznych rozliczeniach naturalnymi punktami kontrolnymi są kolejne etapy przygotowania i zamknięcia dokumentów.

Przed zmianą konfiguracji lub aktualizacją warto upewnić się, że kopia została poprawnie zapisana. Jeśli pojawi się problem, będzie wtedy dostępny stan bazy sprzed wykonania istotnej operacji.

Bezpieczne miejsce przechowywania

Kopie powinny znajdować się w dwóch miejscach: na nośniku innym niż ten, na którym działa baza, oraz poza komputerem używanym do pracy z Płatnikiem. Zapisanie archiwum na tym samym dysku nie chroni przed jego awarią — uszkodzenie może jednocześnie objąć bazę i kopię.

W kopii znajdują się dane osobowe, między innymi numery PESEL i informacje o ubezpieczonych. Dlatego nie umieszczamy jej na wspólnym dysku sieciowym dostępnym dla całej firmy. Dobieramy zabezpieczenie i ograniczamy dostęp do osób, które rzeczywiście go potrzebują.

Sprawdzenie, czy kopię da się odtworzyć

Samo zapisanie pliku nie potwierdza, że dane można odzyskać. Okresowo odtwarzamy kopię na osobnym stanowisku i sprawdzamy, czy baza otwiera się prawidłowo. Taki test pozwala wykryć problem, zanim będzie potrzebne przywrócenie danych po awarii.

Możemy skonfigurować harmonogram, wskazać miejsca przechowywania i omówić zasady dostępu do archiwum. W sprawie konfiguracji zadzwoń pod numer 22 300 84 83.

Najczęstsze pytania

Czy wystarczy kopia na dysku komputera z Płatnikiem?

Nie. Awaria tego dysku może uszkodzić jednocześnie bazę i kopię. Archiwum powinno być również na innym nośniku i poza komputerem roboczym.

Skąd wiadomo, że kopia nadaje się do użycia?

Trzeba ją okresowo odtworzyć na osobnym stanowisku i sprawdzić, czy baza działa poprawnie.